PROTOCOLO PARA FACTURACIÓN ELECTRONICA

Este procedimiento hace parte del protocolo de servicio y es responsabilidad directa de cada cajera y auxiliares de servicio.

PROTOCOLO

Indagación inicial con el cliente

Cuando el cliente pida la cuenta, y el asesor de venta debe preguntar:

• ¿Desea factura electrónica?

• ¿Con qué medio de pago desea pagar? (Efectivo, tarjeta, código o transferencia con QR Bancolombia).

  
  

• Si desea factura, entregar el código QR del formulario de Google.

Validación de datos

• Es obligatorio revisar que la información que el cliente diligencia en el formulario sea correcta. Se recomienda hacer "COPIAR & PEGAR" para copiar exactamenete los datos que el cliente registró.

• Verificar si es CÉDULA o NIT. Debemos poner si es PERSONA NATURAL o JURÍDICA en el sistema de forma correcta.

• Nunca deben incluir el código de verificación, ya que esto invalida el proceso y la factura no se genera.

• Debemos separar el NOMBRE y APELLIDO como pide el mismo sistema.

Paso a paso

1. El cliente pide la cuenta.

2. El asesesor le pregunta si desea facturación electrónica.

3. Si el cliente desea factura electrónica, el asesor debe llevarle el código QR para que llene los datos. El asesor le da el número de mesa para que la cajera pueda copiar y pegar los datos de la mesa.

4. El asesor le pregunta al cliente si desea incluir el servicio en su cuenta.

5. La cajera abre el formulario y hace COPIAR y PEGAR en los datos suministrado por el cliente.

6. Se entrega una pre-cuneta para la validación de los datos.

7. Si esta todo correcto, la cajera da por terminada la mesa cerrando la cuenta y generando la factura electronica.

Errores del cliente

• Si el error fue del cliente al digitar los datos y lo acepta, no es responsabilidad nuestra. No se debe generar una nueva factura.

• No se pueden anular facturas.

• Deben tener la actitud y el carácter necesario, pero siempre desde el respeto. La amabilidad y la hospitalidad, para explicar la situación de que no es posible ANULAR la factura.

• Si el cliente se torna difícil o hostil, con respeto la administradora le dede dar manejo.

• Importantísimo: No podemos incurrir en que el cliente se niegue a pagar por un error que él mismo cometió. Siempre actuamos con respeto, pero también con claridad. La administradora debe tener las habilidades para darle manejo a estas situaciones.

Errores de las cajeras

• Si el error fue por parte de la cajera del punto de venta (datos mal digitados, verificación no realizada, se incluyó el código de verificación, etc.), la responsabilidad será del punto y de la cajera que cometió el error.

• Este es un tema que ya se ha tratado con anterioirdad y ahora que registrado en la BIBLIA. No se aceptará la excusa de que “nunca se les dijo”.