PROTOCOLO DE ADMINISTRADORES DE PUNTO DE VENTA

FUNCIONES PRINCIPALES

APERTURA:

• Al llegar al punto de venta debe notificar en el grupo su llegada e inmediatamente realizar las siguientes funciones, o si ya en el punto tenían personal desde más temprano verificar:   

• Prender luminarias del punto de venta.

• Encender equipos de caja principal, comanderas, y sonido (poner las playlist de Spotify asignada por la compañía según el momento del día, no poner otro tipo de música).    

• Verificar que los equipos de las áreas estén funcionando correctamente, si se encuentra con algún equipo fallando o sin la reparación y está ya reportado, notificarlo en el grupo administrativo del pdv y a la persona encargada de mantenimiento

• Revisar efectivos del pdv, efectivo a consignar del día anterior, base, caja menor y propina del día anterior

• Separar del efectivo las propinas del punto y restar de las propinas 10% que corresponden a planta.

• Revisar propinas del día anterior, verificar personal de apoyo, rotativos y compartir con el equipo según la tabla de porcentaje.

• Consignar efectivo del día anterior y propinas del personal de planta.

• Revisar o realizar apertura de caja.

• Verificar los horarios del día del personal (novedades, personal de cocina, servicio y bar). Si hay alguna novedad con el personal, debe notificarlo en el grupo administrativo del pdv e inmediata mente realizar plan de acción con el horario.

• Asignar las zonas de trabajo del día, de cada empleado del punto (zona de venta y áreas de trabajo en cocina).

• Revisar con el líder de cocina los productos agotados para notificar y gestionarlos; en caso que no logremos tenerlo para el servicio notificar al equipo y apagarlos en Rappi.   

• Debe ingresar al WhatsApp del celular del pdv y verificar solicitudes de clientes, pedidos para llevar o algún tipo de reserva 

• De haber algún pedido de Rappi cancelado del día anterior, enviar correo y gestionar con la plataforma (esta gestión es para los Rappi que cancelan después de haber cerrado la caja)

• Establecer metas del día, de manera individual y grupal, revisando presupuesto del día y actualizarlo según el cumplimiento a la fecha, planear estrategias de venta e impulso de encuesta de servicio y trasmitirlo al equipo de servicio.

• Socializar si para el día se cuenta con alguna estrategia de venta especial para conocimiento del equipo tanto cocina como servicio.

• Una vez ingresa la plantilla de servicio completa, realizar la reunión pre servicio, donde retroalimentamos o felicitamos el día anterior, verificamos presentación personal y cumplimiento a las bpm de cada área, compartimos metas del día y compartimos resultado de indicadores y socializamos las ventas de las entradas, postres, cafés del día anterior y compartimos las encuestas del día anterior y los puntos de mejora.

• Revisar las mesas que no estén cojas.

• Realizar prueba sensorial en cocina, cremas, humus, guacamole, salas, frijol, garbanzo, pasta (realizar una revisión general en cocina y estaciones ates del servicio validando que estén preparados los misand place)

• Validar que las impresoras, cocina, barra y caja estén en funcionamiento.

• Revisar que las cartas estén limpias y en buen estado.

• Revisar material de empaque para el día y evitar tener el agotado

• Si el punto de venta tiene barras, deben estar surtidas y limpias, sin recipientes vacíos.

• En servicio. En los 3 momentos del día, mañana, tarde y noche, Velar por la hospitalidad, tiempos de entrega, gestión de Rappi, con una postura faro frente al servicio pasando constantemente por las mesas preguntando a nuestros clientes: ¿cómo les fue? y en caso de tener alguna novedad, indagar y gestionar por su satisfacción, notificar en el grupo administrativo novedades presentadas en medio del servicio

• (el administrador debe estar en contacto constante con los clientes, saludar, hacer seguimiento a la mesa, indagando como están los sabores, temperatura y el servicio que estamos brindando en el momento)

• En medio del servicio se debe hacer seguimiento a las ventas de las asesoras, el producto que se está impulsando y que cada zona tenga entradas, platos de postre y café al final de la experiencia, en caso tal que nos e observe este impulso, debe retroalimenta de inmediato a las vendedoras para que estén atentas a la venta de su zona e impulso de productos

• Ingreso de facturas de compras y albaranes de traslados (este proceso debe estar en la medida de lo posible antes de las 3:00pm para poder ser revisado por el área de inventarios y compras).

• Montar pedidos correspondientes al día de despacho tales como panadería, Fruver, papelería y demás. (estos proveedores incluyendo el CEDI poseen días específicos para estos pedidos).

• Notificar en el grupo de WhasApp los Rappi cancelados y la nota crédito que se realizan por este motivo, antes y después del cierre de caja.

CIERRE:

• Consolidar con el encargado de la apertura las novedades generadas durante el día.

• Coordinar con el equipo de servicio el surtido de estaciones de servicio tales como servilletas, empaques, menaje y demás. 

• Verificar y garantizar las BPM del punto (buenas prácticas de manufactura). 

• Hacer informe de novedades diarias (cortesías, quejas y reclamos).

• Cerrar caja junto al cajero y verificar los valores ingresados en SIESA

• Llenar formato de ventas diario y enviar cierre a contabilidad

• Llenar informe de venta cruzada y ticket promedio.

• Ingresar a SIESA y hacer acumulación. (Socializar diferencias con líderes)

• Revisar papelería y dejarla empacada para enviar a contabilidad (facturas, informes de caja y váucher del día).

• Verificar cierre de cocina, gas, máquinas encendidas, canillas cerradas y neveras, verificar temperaturas. 

• Garantizar el aseo del punto de venta y el cierre correcto de las compuertas.

• Apagar luces del punto de venta y cerrar con candados

• Reportar su salida al grupo administrativo de WhatsApp del pdv.