POLÍTICAS DE CAJA MENOR

PERSONA RESPONSABLE: Administrador Punto de Venta

OBJETIVO: Garantizar que la caja menor cumpla con la razón de su existencia, que consiste en disponer de recursos en la empresa que faciliten la operación de la empresa.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

- El dinero debe estar guardado en un lugar seguro bajo llave y solamente debe tener acceso la persona encargada.

- En el cuaderno diario de caja se debe dejar plasmado mediante arqueo diario los recursos con los cuales termina el punto y los recursos con los cuales se inicia, dichos valores serán auditados y corroborados en cualquier momento y será responsabilidad del administrador con su firma certificar los valores dispuestos en caja.

- Toda entrega de recursos debe estar avalada por el área contable, y no se podrá disponer de recursos sin coordinación previa.

- La caja no puede tener más de un millón de pesos ($1.000.000), cuando este monto este en caja se deberá realizar consignación en oficinas de banco, en caso extraordinario y con autorización del área contable se podrá realizar en cajeros, garantizando que los recursos entren a la cuenta de la empresa mediante soporte de transacción.

- Es prohibido realizar préstamos personales de la caja menor.

- Es deber del administrador del punto antes del cierre enviar al área contable todos los soportes y relaciones del manejo de los recursos, el no cumplimiento de esto será un incumplimiento a las funciones.

ARQUEOS DE CAJA

- Se harán arqueos periódicos y sorpresivos, es decir, sin aviso previo, de parte del Contabilidad o coordinador de PDV.

- Cuando la persona encargada de la caja menor esté atendiendo un arqueo no puede responder llamadas o ausentarse de su puesto hasta terminar el arqueo.

- Cada arqueo quedará registrado en una planilla en la cual se deben contemplar todos los aspectos de las políticas; en el caso de descuadres: deberá reponerse de inmediato por la persona encargada con la respectiva anotación en la planilla.

- Ante el evento de repetidos descuadres en la caja menor, hay lugar al procedimiento establecido por la empresa con seguimiento y reportes a la hoja de vida.

- Se anexa formato de arqueo de caja el cual debe ser diligenciado al finalizar cada mes, dicho arqueo se realizará por la administradora del punto de venta con el cierre del respectivo mes. En este proceso con su firma se dará fe sobre los recursos con los cuales cuenta la caja. Posterior a esto, contabilidad cuenta con 10 días hábiles para validar la información y notificar las diferencias presentes entre lo contable y lo real.

En caso tal de generarse faltante se procederá de acuerdo al manual interno de la compañía.

FALTAS GRAVES

Además de las estipuladas en el Capítulo XVIII Artículo 78 del presente Reglamento Interno de Trabajo y en el Contrato individual de trabajo, las siguientes se considerarán JUSTA CAUSA para dar por finalizado el Contrato de Trabajo con cualquier trabajador:

10. Retener; desviar y/o dar un uso indebido a los dineros recibidos por concepto de cuotas, cobranzas u otros servicios de la empresa.

19. Retirar del sitio de trabajo objetos, dinero, enseres, máquinas, o cualquier bien, que sean de propiedad de los trabajadores o del empleador, sin autorización de su propietario.

20. Tomar, coger, apropiarse o apoderarse indebidamente de dinero, enseres, máquinas, o cualquier bien, bien sea del EMPLEADOR, de sus compañeros de trabajo o usuarios (clientes), para beneficio propio o de un tercero, sin que medie autorización escrita por parte del EMPLEADOR, aun por primera vez.

MONTOS POR PUNTO DE VENTA

BASE:

- Mayorca, Laureles, Viva, Oviedo, Unicentro: $300.000

- Tesoro: $500.000

CAJA MENOR:

- Mayorca: $500.000

- Laureles: $500.000

- Viva Envigado: $500.000

- Oviedo: $800.000

- Unicentro: $500.000

- Tesoro: $800.000

CONDICIONES ADICIONALES

- Gastos de caja menor serán establecidos como necesidades puntuales del punto.

- Permitido: papelería, insumos, apoyos de abastecimiento, transporte o materia prima entre puntos que no superen $70.000.

- Si el valor supera los $70.000, debe realizarse como egreso de caja.

- Toda solicitud debe ser autorizada por Contabilidad, Andrés, Sebastián Osio, José Incapié o Juan Camilo Jaramillo.

- En fines de semana donde haya compras para abastecimiento y operación, si se superan los $70.000, debe ser como egreso de caja para no afectar directamente la caja menor.